Razgovor s prodajnim timom RAO-a
O RAO-u
RAO d.o.o. je član Best in Parking AG grupe iz Austrije, vodećeg developera, vlasnika i operatera parkirališne infrastrukture i sustava urbane mobilnosti u srednjoj i jugoistočnoj Europi. S više od četvrt stoljeća predanosti i profesionalnog rada, RAO je lider na hrvatskom tržištu u stvaranju prilagođenih rješenja, modularnih softverskih sustava za upravljanje prometom i parkiranjem, kao i sofisticiranih rješenja za elektroničku prodaju karata, validaciju i upravljanje posjetiteljima.
Best in Parking nedavno je preuzeo RI-ING, tvrtku specijaliziranu za napredne klijentske aplikacije, mobilne i web platforme te rješenja za nadzor parkiranja koja se koriste u više od 60 gradova. Nakon akvizicije, RAO je u potpunosti integrirao RI-ING u vlastito poslovanje, objedinivši dvije podružnice Best in Parkinga pod jedan poslovni subjekt – pri čemu je RI-ING prestao postojati kao samostalna tvrtka. Time je RAO osnažio svoju poziciju kao sveobuhvatni pružatelj digitalnih rješenja za mobilnost, od fizičke infrastrukture do analitike podataka i automatiziranog nadzora.
Izazov
RAO je upravljao prodajnim procesima koristeći nepovezane datoteke i mape. Prodajni tim imao je ograničen uvid u ključne podatke o klijentima, što je znatno otežavalo pouzdano zaključivanje poslova i učinkovito obnavljanje ugovora. Bila im je potrebna platforma koja bi mogla podržati ne samo rastuće poslovne aktivnosti, već i objediniti novo integrirane timove unutar jedinstvenog poslovnog modela.
Rješenje
CS Computer Systems implementirao je Creatio CRM kako bi automatizirao cjelokupni proces od prvog kontakta s klijentom do naplate, uključujući obnovu ugovora. Sustav sada objedinjuje sve u jednom mjestu i odigrao je ključnu ulogu u integraciji svih prodajnih operacija pod brendom RAO.
Rezultati
RAO sada ima potpunu kontrolu nad prodajnim procesom, s automatskim generiranjem ponuda i ugovora, integriranim praćenjem e-pošte i cjenikom prilagođenim potrebama svakog klijenta.
Upravljanje parkingom, klijent po klijent
RAO pruža rješenja za upravljanje parkingom širom regije. Njihov posao ovisi o jakim odnosima s klijentima i pravovremenoj obnovi ugovora.
No, kako su rasli, njihovi ručni procesi više nisu mogli pratiti tempo. Prodajno osoblje pohranjivalo je informacije o klijentima u zasebne datoteke. Podaci o ugovorima bili su u jednoj mapi, cijene u drugoj, a razgovori putem e-pošte raštrkani po osobnim sandučićima.
“Gubili smo pregled nad datumima obnove”, sjeća se jedan član tima, “i nije bilo jednostavnog načina da vidimo koje smo cijene ponudili različitim klijentima u prošlosti.”
Kada ručni procesi zataje
Tim je znao da im treba bolji sustav. Svaka ponuda zahtijevala je ručno kreiranje dokumenta. Svaka obnova ugovora značila je pretraživanje starih datoteka kako bi se pronašli prethodni uvjeti, a kada bi prodavač otišao na godišnji, nitko drugi nije mogao lako preuzeti njegove kupce.
“Provodili smo više vremena tražeći informacije nego što smo zapravo prodavali”, kaže jedan član RAO tima, “i propuštali smo obnove jer jednostavno nismo imali sustav podsjetnika.”
Nedostatak jedinstvenog pogleda značio je da su prilike izmicale. Razgovori s klijentima vodili su se putem e-pošte, ali nije postojao centralizirani zapis. Kada bi potencijalni klijent nazvao i pitao za svoju ponudu od prije tri mjeseca, prodavači su morali kopati po e-mailovima nadajući se da će je pronaći.
RAO je trebao sustav koji može upravljati njihovom složenom strukturom cijena, koja varira prema sezoni i kupcu. Također im je trebalo nešto što će cijeli tim zapravo koristiti.
Pronalaženje pravog rješenja
CS Computer Systems preporučio je Creatio CRM, specifično dizajniran za RAO-ove prodajne procese od početne ponude do obnove ugovora.
Implementacija se fokusirala na ono što je RAO-u bilo najpotrebnije: dovesti sve podatke o klijentima na jedno mjesto i automatizirati repetitivne poslove koji su im svakodnevno oduzimali dragocjeno vrijeme.
“CS je odvojio vrijeme da razumije kako zapravo radimo”, kaže tim, “nisu samo instalirali softver i otišli. Izgradili su ga oko naših procesa.”
Projekt je obuhvatio cijeli prodajni ciklus. Tvrtke i kontakti sada su u CRM-u. Ponude se generiraju automatski, s ispravnim sezonskim cijenama za svakog klijenta te ugovori proizlaze izravno iz prihvaćenih ponuda, isto tako s automatski kreiranim dokumentima.
Kako RAO koristi Creatio CRM
Sustav obavlja cijeli proces od ponude do naplate. Prodajno osoblje sada radi u jednoj platformi umjesto da žonglira s više datoteka i mapa.
Pravi uvid u klijente
Prije Creatia, RAO nije imao način da vidi kompletnu povijest odnosa s klijentom. Sada se svaka e-pošta bilježi automatski. Svaka ponuda i ugovor priloženi su zapisu klijenta tako da, kada prodavač otvori zapis klijenta, vidi sve na jednom mjestu.
“Sve je tu”, objašnjavaju, “prethodni ugovori, povijest cijena, svaka e-pošta koju smo poslali. Konačno imamo taj pogled od 360 stupnjeva o kojem svi pričaju.”
Ovaj uvid najvažniji je kod obnova ugovora. Sustav označava ugovore koji dolaze na obnovu te obavještava prodajne timove, dajući im dovoljno vremena da pravovremeno dogovore obnovu ugovora. Budući da su svi povijesni podaci odmah tu, mogu brzo pripremiti ponudu za obnovu na temelju onoga što je kupac imao prije.
Automatsko određivanje cijena koje uistinu radi
RAO-ove cijene mijenjaju se prema sezoni i razlikuju se za različite klijente. Upravljanje tim ručno bio je noćna mora.
Creatio to obavlja automatski. Kada prodavač kreira ponudu, sustav primjenjuje pravu cijenu na temelju proizvoda, sezone i specifičnih uvjeta prilagođenih pojedinom klijentu. Više nema traženja po proračunskim tablicama ili grešaka u cijenama.
“Sada možemo generirati ponudu za nekoliko minuta”, kaže tim, “i znamo da je cijena točna.”
Generiranje ugovora bez gnjavaže
Kreiranje dokumenata ugovora nekada je trajalo satima. Prodavači su kopirali uvjete iz starih ugovora, ažurirali datume i cijene te ručno formatirali sve.
Sada Creatio generira dokument automatski. Sustav izvlači sve relevantne podatke i izrađuje ugovor spreman za slanje. Isto vrijedi i za ponude.
“Uštedili smo nevjerojatnu količinu vremena”, primjećuju, “i svi dokumenti su konzistentni, što nas čini profesionalnijima.”
Integracija e-pošte koja radi
Najveća promjena možda je integracija e-pošte. Prije su e-poruke kupaca bile u osobnim sandučićima. Ako netko nije bio tu, njegove e-poruke bile su nevidljive ostatku tima.
Sada se e-pošta automatski sinkronizira sa zapisima kupaca. Pošaljete e-poštu kupcu i ona se pojavljuje u njegovom zapisu u Creatiu. Primite email i automatski se bilježi, na koji opet direktno u Creatiu napravite odgovor koji se pošalje te ostane zabilježen ispod zapisa klijenta.
“Konačno možemo vidjeti kompletnu povijest razgovora”, objašnjava tim, “a ako je netko na godišnjem, i dalje možemo vidjeti o čemu je razgovarao s kupcem.”
Stvarni rezultati
RAO-ov prodajni proces se potpuno promijenio. Ono što je nekada trajalo nekoliko dana sada traje nekoliko minuta, a ručni zadaci koji su oduzimali sate svaki tjedan sada se obavljaju automatski.
Obnove ugovora se više ne propuštaju. Sustav podsjeća prodavače tjednima unaprijed, dajući im vremena da se pripreme i jave se. Postotak pravovremenih obnova se je poboljšao jer tim ima vremena fokusirati se na kupce umjesto da traži datoteke.
“Sada imamo puno bolju kontrolu nad našim poslovanjem”, kažu, “sve je u sustavu i svi mogu pristupiti.”
Tim je također primijetio da brže zatvaraju prodajne prilike. Kada potencijalni klijent postavi pitanje, prodavači mogu odmah odgovoriti jer su sve informacije tu. Više ne moraju govoriti “Provjerit ću i javit ću vam se.”
Podrška rastu kroz integraciju
RAO koristi Creatio već nekoliko mjeseci i prihvaćenost među prodajnim timom je velika. Ljudi zapravo koriste sustav jer im olakšava rad, a ne otežava.
Nakon što je integracija RI-ING-a u RAO završena, Creatio igra sve strateški važniju ulogu. Čvrsti CRM temelj koji je već bio uspostavljen omogućio je RAO-u da objedini timove te upravlja podacima o klijentima i prodajnim operacijama iz jednog središnjeg izvora.
“CS je isporučio točno ono što nam je trebalo”, razmišlja tim, “ne kompliciran sustav s funkcijama koje nikada ne bismo koristili, već nešto što odgovara načinu na koji radimo. Sada se pokazuje dodatno vrijednim dok integriramo RI-ING unutar naše organizacije.”
Automatske obnove bile su posebno korisne. RAO se više ne brine hoće li propustiti ključne datume ili izgubiti kupce jer je obnova nije obavljena na vrijeme.
Zatražite besplatnu konzultaciju i demo
